ایمیل سازمانی چیست؟ آموزش ساخت ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی چیست و چرا مهم است؟ ایمیل سرور سازمانی چیست و چه نقشی در کسب و کار ما خواهد داشت؟ مهم نیست که کسب‌وکار شما چقدر بزرگ یا کوچک باشد؛ زیرا درهرصورت هر شرکتی به ایمیل حرفه‌ای نیاز دارد. داشتن ایمیل سازمانی یا تجاری باعث می‌شود نام تجاری شما حرفه‌ای‌تر و معتبرتر و قانونی‌تر به‌نظر برسد. در این مقاله از وبلاگ پارس پک، خواهیم گفت که ایمیل سازمانی چیست و چطور می توانیم آن را بسازیم؟ پس تا پایان با ما همراه باشید.

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل تجاری ایمیلی سفارشی است که از نام دامنه شرکت شما (yourbusiness.com) مانند [email protected] درمقابل آدرسی مانند [email protected] استفاده می‌کند. هر کسب‌وکاری که از ایمیل بهره می‌برد، باید ایمیل سازمانی حرفه‌ای داشته باشد تا حرفه‌ای‌تر و معتبرتر به‌نظر برسد. علاوه‌بر‌این، این ایمیل به مشتریان کمک می‌کند تا آدرس ایمیلتان را به‌خاطر بسپارند و این امر باعث اعتبار و شناخت برند می‌شود.

حال اهمیت ساخت ایمیل شرکتی یا همان ایمیل سازمانی در چیست و چرا کسب‌وکار‌ها باید از این نوع ایمیل استفاده کنند؟ برخی از دلایل ساخت ایمیل تجاری عبارت‌اند از:

• حرفه‌ای ظاهر شوید: برای اینکه شرکت شما جدی گرفته شود، باید برندسازی حرفه‌ای منسجمی داشته باشید که یکی از آن‌ها نیز ایمیل سازمانی است.
• افزایش آگاهی از برند: آدرس ایمیل سازمانی از نام دامنه کسب‌وکار استفاده می‌کند که اغلب شامل نام تجاری است.
• ایجاد وفاداری مشتری: آدرس ایمیل حرفه‌ای نه‌تنها آگاهی از برند را افزایش می‌دهد؛ بلکه یکپارچگی و حس اطمینان را نیز به مشتریان منتقل می‌کند.

تفاوت ایمیل سازمانی با ایمیل شخصی

ایمیل تجاری با ایمیل شخصی متفاوت است. در جدول زیر، می‌توانید تفاوت این دو نوع ایمیل را ازنظر ساختار مشاهده کنید.

ایمیل شخصی	ایمیل سازمانی
[email protected]	[email protected]
[email protected]	[email protected]
[email protected]	[email protected]

به‌طورکلی، اگر می‌خواهید شرکت قانونی و مطمئنی به‌نظر برسید، به ایمیل حرفه‌ای نیاز دارید. ایمیل حرفه‌ای همیشه از نام دامنه سفارشی شما استفاده می‌کند که باعث رشد و شناخت برند کسب‌وکار شما می‌شود.

مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی

ارتباطات ایمیلی بخش مهمی از عملیات تجاری به‌شمار می‌رود. در محیط تجاری، از ایمیل برای اطلاع‌رسانی به کارمندان و مشتریان درباره مسائل مربوط به کار استفاده می‌شود. با استفاده از ایمیل، کارمندان می‌توانند به‌راحتی از برنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به کار و وظایف محول‌شده اطلاع پیدا کنند. ناگفته نماند شرکت‌ها از ایمیل برای برقراری ارتباط با مشتریان و فروشندگان و ارسال به‌روزرسانی‌های مهم تجاری و اعلان‌ها و یادآوری‌ها نیز بهره می‌برند.

مزایای استفاده از ایمیل تجاری

۱. کارایی

میانگین زمان پاسخ‌گویی به ایمیل بسیار کمتر است. ایمیل‌ها به‌سرعت ارسال می‌شوند و کارمندان نیز آن‌ها را به ارتباط تلفنی و حضوری ترجیح می‌دهند.

۲. مقرون‌به‌صرفه‌بودن

ایمیل وسیله ارتباطی مقرون‌به‌صرفه‌ای است و از‌نظر اقتصادی در‌مقایسه‌با انواع روش‌های بازاریابی سنتی، کم‌هزینه‌ترین روش به‌شمار می‌رود. از‌طریق ایمیل کاری، می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن به دَه‌ها‌هزار مشتری بالقوه دسترسی پیدا کنید.

۳. تطبیق‌پذیری

از ایمیل می‌توان به‌عنوان ابزار ارتباطی اولیه یا ابزار تکمیلی ارتباطی استفاده کرد. از بازاریابی گرفته تا منابع انسانی، ایمیل کاربرد وسیعی دارد.

۴. دسترس‌پذیری

به پیام‌های ایمیل می‌توان به‌راحتی در هر مکان و زمانی دسترسی داشت. این امر به‌ویژه برای افراد دورکار بسیار اهمیت پیدا می‌کند؛ زیرا به سازمان‌ها و شرکت‌ها اجازه می‌دهد حتی زمانی که افراد در خانه کار می‌کنند، درارتباط و تحت‌کنترل باقی بمانند.

۵. موبایل و متصل

با استفاده از انواع گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها می‌توانید به‌راحتی به پیام‌های ایمیل دسترسی پیدا کنید. برای این کار، تنها کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشید.

۶. مقیاس‌پذیری

پیام‌های ایمیل را می‌توان در حجم زیاد برای پاسخ‌گویی به نیازهای ارتباطی شرکت‌ها ارسال کرد. سیستم‌های دیتابیس بزرگ به سیستم‌های پیام‌رسانی با توان عملیاتی درخورتوجه نیاز دارند و سیستم‌های ایمیل از قابلیت پاسخ‌گویی به این نیاز برخوردارند.

نقاط ضعف ایمیل تجاری یا ایمیل سازمانی

ایمیل مزایای زیادی دارد؛ اما بدون عیب هم نیست. هنگام استفاده از ایمیل کاری برای ارتباطات تجاری باید به این معایب توجه کنید:

۱. هرزنامه

بسیاری از پیام‌های ایمیلی که بدون اجازه فرستنده دریافت می‌شوند، هرزنامه هستند. پیام‌های اسپم آزاردهنده‌اند و زمان و هزینه زیادی را تلف می‌کنند. به‌منظور محافظت در‌برابر هرزنامه‌ها، از نرم‌افزار فیلتر ایمیل برای اسکن پیام‌های دریافتی استفاده کنید.

۲. ویروس‌ها

وقتی پیام‌های ایمیل را شخصی غیرمجاز باز می‌کند، ویروس‌ها می‌توانند وارد سیستم شوند. برای جلوگیری از ویروس‌ها، از نرم‌افزار آنتی‌ویروس و ضداسپم استفاده کنید.

۳. نفوذ کارکنان

درصورت قوی نبودن زیرساخت‌های امنیت سایبری در شرکت شما، مزاحم‌ها یا هکرها می‌توانند وارد حساب‌های ایمیل کارمندان شوند و اطلاعات را سرقت کنند. برای جلوگیری از نفوذ، از رمزهای عبور قوی به‌منظور محافظت از حساب‌های کارمندان استفاده کنید.

کاربردهای ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی می‌تواند اهداف زیادی داشته باشد و به‌عنوان ابزار ارتباطی اولیه برای بسیاری از بخش‌ها استفاده شود. درادامه، شما را با برخی از کاربردهای ایمیل شرکتی آشنا می‌کنیم.

۱. بازاریابی

کسب‌وکارهای زیرک از ایمیل برای ارسال پیام‌های بازاریابی به مشتریان استفاده می‌کنند. کمپین‌های بازاریابی ایمیلی این کسب‌وکارها حاوی پیوندهایی به وب‌سایت شرکت و جزئیات محصول و پیشنهادهای ویژه هستند.

بازاریابی ایمیلی باعث برقراری ارتباط با مشتریان و حفظ وفاداری آنان می‌شود. در‌واقع، استفاده از ایمیل ابزاری عالی برای ارتباطات بازاریابی است؛ زیرا به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد هم‌زمان به مخاطبان زیادی دست یابند و ارتباط فردی بسیار شخصی با مشتریان وفادار ایجاد کنند.

۲. پشتیبانی مشتری

کسب‌وکارها اغلب از ایمیل برای حفظ مشتری استفاده می‌کنند. وظایف اصلی خدمات مشتری شامل رسیدگی به سؤالات مشتری و حل‌وفصل شکایات و پاسخ به درخواست‌های مشتری است.

برخلاف تلفن، ایمیل روشی مناسب برای ارتباط با مشتری به‌شمار می‌رود؛ چراکه مشتریان می‌توانند در اوقات فراغت خود و با استفاده از دستگاه‌های مختلف ایمیل‌ها را بخوانند و به آن‌ها پاسخ دهند.

۳. اطلاعیه‌های محصول

کسب‌وکارها از ایمیل سازمانی برای اعلام راه‌اندازی محصول و فروش و سایر تبلیغات استفاده می‌کنند. پیام‌های بازاریابی ایمیلی حاوی پیشنهادهای ویژه، اطلاعات محصول، کدهای تبلیغاتی و پیوندهایی به وب‌سایت شرکت هستند. ساخت ایمیل شرکتی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که حجم زیادی از اطلاعات را با سرعت زیاد و هزینه کم برای بسیاری از مخاطبان ارسال کنند.

۴. ارتباطات کارکنان

ایمیل ابزار عالی ارتباطی برای کارمندان و کارکنان اجرایی است. از ایمیل برای برقراری ارتباط درباره مسائل مربوط به کار، مانند برنامه زمانی کارمندان، وظایف، نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان و دستورالعمل‌های مربوط به کار استفاده می‌شود.

آنچه ایمیل را برای ارتباطات داخلی بسیار مناسب می‌کند، این است که همه می‌توانند به‌راحتی به مکاتبات گذشته دسترسی داشته باشند.

روش‌های ساخت ایمیل سازمانی

روش‌ها و برنامه‌های مختلفی برای ساخت یا دریافت ایمیل سازمانی وجود دارد که هرکدام از آن‌ها قابلیت‌های خاص خود را دارند. در‌ادامه، شما را با این روش‌ها آشنا می‌کنیم.

روش اول: استفاده از ایمیل تحت هاست

ازجمله روش‌های آسان برای ساخت ایمیل سازمانی، استفاده از ایمیل تحت هاست است. هنگامی که هاست می‌خرید‌، بررسی کنید که آیا از قابلیت سرویس‌دهنده ایمیل برخوردار است یا خیر. معمولاً برخی از شرکت‌های داخلی و خارجی ارائه‌دهنده هاست از سرویس‌دهنده ایمیل برخوردار‌ند و بیشتر آن را به‌عنوان سرویس جانبی ارائه می‌دهند.

پارس پک همراه با هاست ابری خود سرویس ایمیل نیز ارائه می‌دهد. البته کاربران می‌توانند سرویس خدمات ویژه ایمیل سازمانی پارس پک SMTP IP را نیز برای تعداد ایمیل‌های بسیار بالا دریافت کنند. همچنین شما اگر تمایل داشته باشید می‌توانید این سرویس را با آی‌پی اختصاصی دریافت کنید.

روش دوم: استفاده از ابزارهای متن‌باز

روش دیگر استفاده از ابزارهای حرفه‌ای ارتباط سازمانی رایگان است. این ابزارها متن‌باز هستند؛ البته به این نکته هم توجه کنید که برای استفاده از این ابزار باید از قبل هاست مدنظر خود را خریده باشید. معمولاً کد این ابزارها در اینترنت در دسترس قرار دارند و می‌توانید آن را دریافت کنید.

سپس، آن را روی هاست خود نصب و ایمیل سازمانی‌تان را ایجاد کنید. این کار به مهارت و تخصص نیاز دارد و برای انجام آن، بهتر است از فرد متخصص کمک بگیرید.

این نکته را نیز مدنظر قرار دهید که این سرویس چندان ایمن نیست و کنترل و مدیریت اسپم روی آن بسیار دشوار است. به‌همین‌دلیل، هنگام نصب آن باید از سرویس امنیتی مطمئن استفاده کنید. نکته دیگر اینکه پشتیبانی از سرویس نیز بر‌عهده شما خواهد بود.

روش سوم: خرید ایمیل سازمانی

در این روش، ایمیل تجاری خود را می‌توانید از شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل سازمانی تهیه کنید. امروزه، شرکت‌های ایرانی و خارجی زیادی در این حوزه فعالیت می‌کنند که هر‌کدام قابلیت‌های خاصی را به کاربرانشان ارائه می‌دهند.

از مزیت‌های خرید ایمیل سازمانی می‌توان به پشتیبانی قوی و حرفه‌ای آن‌ها اشاره کرد؛ چراکه از یک طرف نصب و راه‌اندازی ایمیل برعهده تیم پشتیبانی قرار دارد و از طرف دیگر بسیار مقرون‌به‌صرفه است.

برترین شرکت‌های خارجی ارائه‌دهنده ایمیل تجاری

برای کسب‌وکارهای کوچک، بهترین گزینه Google Workspace است. این برنامه باتوجه‌به قابلیت‌ها و ویژگی‌هایش، بسیار ایمن است و از حساب‌های کاربری شما و مشتریان در‌برابر هکرها یا حملات مخرب امنیتی جلوگیری می‌کند. همچنین برنامه Zoho برای مشاغل و افراد انفرادی با بودجه‌های کم بهترین انتخاب است.

Google Workspace برای کسب‌و‌کارهای نوپا و Microsoft 365 برای تیم‌های بزرگ و Zoho Workplace برای کسب‌و‌کارهایی با رشد بلند‌مدت گزینه‌ای عالی به‌شمار می‌رود.

Zoho	Microsoft 365	Google Workspace
$0	$12.50/mo	$6/mo	Starting Price
Up to 5	1	1	Number of Users
5GB	50GB	30GB	Email Storage
✓	✓	✓	Connect Your Own Domain
X	X	X	Web Hosting
X	✓	✓	Productivity Suite
Visit Zoho Mail	Visit Microsoft 365	Visit Google Workspace

فرمت‌های حرفه‌ای آدرس ایمیل

فرمتی را برای ایمیل سازمانی خود انتخاب کنید که همه کارکنان بتوانند از آن استفاده کنند و با فرمت‌های دیگر سازگار باشد و به‌راحتی در ذهن باقی بماند.

درمجموع، پنج فرمت حرفه‌ای برای آدرس ایمیل وجود دارند. این فرمت‌ها عبارت‌اند از:

• فقط نام؛
• فقط نام‌خانوادگی؛
• ترکیبی از نام و نام‌خانوادگی؛
• ترکیبی از نام‌خانوادگی و حرف اول؛
• آدرس ایمیل دپارتمان.

۵ فرمت محبوب برای ایمیل

فرمت	مثال
فقط نام (معمولاً توصیه نمی‌شود)	[email protected]
فقط نام‌خانوادگی	[email protected]
ترکیب اسم و حرف اول	[email protected] [email protected]
ترکیب نام‌خانوادگی و حرف اول	[email protected] [email protected]
دپارتمان	[email protected] [email protected] [email protected]

آموزش ساخت ایمیل سازمانی سازمانی در ۳ مرحله

مهم نیست از کدام نحوه استفاده از ایمیل سازمانی راحت تر هستید؛ زیرا در همه روش‌ها مراحل کم‌وبیش یکسان خواهد بود. در ابتدا، تصمیم بگیرید که می‌خواهید ایمیل تجاری خود را از کجا دریافت کنید؛ چه از‌طریق برنامه میزبانی وب، وب‌سایت (مانند Squarespace) یا یکی از بهترین ارائه‌دهندگان میزبانی ایمیل ارزان (مانند Zoho).

سپس، آدرس ایمیل سفارشی خود را ایجاد کنید. ارائه‌دهنده باید قابلیت‌هایی داشته باشد تا بتوانید به‌راحتی آدرس ایمیل تجاری خود را با به‌روزرسانی رکوردهای MX، با استفاده از تنظیمات IMAP و SMTP به Outlook یا با برنامه مدیریت ایمیل دلخواه به Google Workspace متصل کنید. در‌ادامه، مراحل خرید ایمیل سازمانی و ساخت و راه اندازی میل سرور سازمانی را توضیح می‌‌دهیم.

۱. نام دامنه دریافت کنید

چندین راه برای دریافت نام دامنه وجود دارد؛ از‌جمله ثبت‌نام دامنه (مانند Domains.com) یا به‌‌رایگان از‌طریق ارائه‌دهنده میزبانی وب. در حالت ایدئال، دامنه شما نام کسب‌وکار شما خواهد بود. بااین‌حال، اگر دامنه مدنظرتان در‌دسترس نیست، سعی کنید اطلاعات بیشتری درباره نحوه انتخاب نام دامنه به‌دست آورید.

۲. حساب کاربری ایجاد کنید و ایمیل بسازید

به ارائه‌دهنده انتخابی خود (مانند Google Workspace یا Microsoft 365) بروید و حساب کاربری ایجاد کنید. به‌عنوان‌ مثال، به وب‌سایت parspack.com بروید و برنامه میزبانی وب را انتخاب کنید، سپس سرویس ایمیل خود را در کنترل پنل را‌ه‌اندازی کنید.

همچنین می‌توانید به Google Workspace بروید و طرحی را انتخاب و درخواست‌های ثبت‌نام را دنبال کنید. سپس ایمیل خود را بسازید.

آموزش ایجاد ایمیل تجاری در Google Workspace

• نام دامنه دریافت کنید.
• به Google Workspace بروید و طرح بخرید.
• Admin Console خود را از صفحه اصلی Google Workspace تنظیم کنید.
• دامنه خود را تأیید کنید.
• آدرس ایمیل کسب‌و‌کار خود را ایجاد کنید.

آموزش ایجاد اکانت ایمیل در سی پنل و دایرکت ادمین

در این بخش، نحوه ساخت ایمیل شرکتی رایگان در سی پنل و دایرکت ادمین را شرح می‌دهیم. در‌حقیقت، شما می‌توانید پس از اینکه سرویس میزبانی خود را از parspack.com یا هر ارائه دهنده دیگری دریافت کردید، آدرس‌های ایمیل را به حساب هاست ابری خود اضافه یا از آن حذف و به‌روزرسانی کنید. برای انجام این کار، کافی است که مراحل زیر را به‌ترتیب دنبال کنید.

۱. سی پنل

• وارد حساب هاست خود شوید.
• سپس به بخش Email بروید.

• روی Add Email کلیک کنید.
• آدرس ایمیل و رمزعبور خود را وارد کنید.
• روی Create Account کلیک کنید.

۲. دایرکت ادمین

• وارد حساب هاست خود شوید.

• روی Email Accounts کلیک کنید.
• روی Create Mail Account کلیک کنید.

• آدرس ایمیل و رمزعبور خود را وارد کنید.
• «۴۰۰۰» را در قسمت Email Quota وارد کنید.
• روی دکمه Create کلیک کنید.

جمع‌بندی

داشتن ایمیل سازمانی برای کسب‌وکارها امری ضروری است. درحقیقت، ایمیل ابزاری مهم برای ارتباط در تجارت به‌شمار می‌رود. این رسانه ارتباطیِ کم‌هزینه و مطمئن و کاربردی برای برقراری ارتباطات داخلی و خارجی مؤثر است.

هنگامی که از ایمیل به‌درستی استفاده شود، می‌تواند به کسب‌وکارها در دستیابی به اهداف مهم تجاری کمک کند. خوشبختانه ساخت ایمیل سازمانی به‌واسطه ارائه‌دهندگان ایمیل تجاری، مانند Google Workspace و Zoho و Bluehost دشوار نیست. برای ایجاد سریع ایمیل تجاری خود، ابتدا ارائه‌دهنده‌ای را انتخاب و حساب کاربری‌تان ایجاد کنید.

سپس، نام دامنه را انتخاب و حساب ایمیل خود را راه‌اندازی و آن را به یکی از ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل مانند Apple Mail یا Microsoft 365 متصل کنید. در این مقاله، شما را با ایمیل سازمانی و نحوه ساخت ایمیل کاری آشنا کردیم. در بخش کامنت‌ها، شما می‌توانید سؤالات خود درباره نحوه ساخت ایمیل تجاری را با ما به‌اشتراک بگذارید و راهنمایی‌های لازم را دریافت کنید.

سؤالات متداول

۱. کدام ایمیل برای ایمیل تجاری بهترین است؟

Google Workspace برای کسب‌و‌کارهای کوچک و Microsoft 365 برای تیم‌های بزرگ مناسب است. در حالیکه Zoho Workplace برای کسب‌و‌کارهایی با رشد بلند‌مدت و تعداد ایمیل بالا در روز گزینه‌ای عالی به‌شمار می‌رود.

۲. آیا ایمیل تجاری رایگان است؟

بله، شما می‌توانید آدرس ایمیل حرفه‌ای را به‌رایگان ایجاد کنید. با‌این‌حال، همچنان برای ثبت‌نام دامنه ایمیل تجاری باید هزینه کنید. شایان ذکر است ثبت‌نام دامنه و سرویس میزبانی ایمیل رایگان همراه با بسته میزبانی وب ارائه می‌شود.

۳. چگونه با Google Workspace آدرس ایمیل سازمانی رایگان دریافت کنیم؟

• نام دامنه دریافت کنید.
• به Google Workspace بروید و طرح بخرید.
• Admin Console خود را از صفحه اصلی Google Workspace تنظیم کنید.
• دامنه خود را تأیید کنید.
• آدرس ایمیل کسب‌و‌کار خود را ایجاد کنید.