چگونه یک تیکت ارسال کنیم تا به نتیجه مطلوب در کمترین زمان ممکن برسیم ؟
در این مقاله میخوانید
مدتها است که بسیاری از شرکتهای خدمات دهنده، از سیستم تیکتینگ برای ارتباط با کاربران خود استفاده می کنند، اما اینکه از این سیستم بتوانیم به درستی استفاده کنیم و پرسش و مشکل خود را بطور کامل و شفاف به پشتیبان مربوطه توضیح دهیم و پاسخ های درست و کاملی دریافت کنیم کمی ایجاد دغدغه کرده است چرا که به نظر می رسد بیان شفاف مشکل بر روی تیکت کمی سخت تراز بیان آن به صورت شفاهی می باشد، اما همیشه این نوع خدمات دهی شامل مزیت های بسیاری بوده است از جمله اینکه تاریخچه درخواست های کاربر همیشه به صورت مکتوب در حساب کاربری وجود دارد و در صورت بروز مشکل می تواند به آنها مراجعه کند و همچنین باعث می شود پشتیانی سرویس کاربر منوط به پاسخ های یک پشتیبان نباشد . لازم به ذکر است پارس پک هم مانند بسیاری از سرویس دهنده های داخلی و خارجی از این روش استفاده می کند و تمام تلاش مجموعه مبنی بر این است که با درج امکانات بیشتر در بخش تیکتینگ، ارسال تیکت را برای کاربر آسانتر کند و برای هر درخواستی تیکت توسط بخش مربوطه بررسی و در اسرع وقت به آن پاسخ داده شود.
در ابتدا بهتر است این سوال را پاسخ دهیم که تیکت پشتیبانی چیست؟
تیکت (Ticket) یک اصطلاح بین المللی برای پرسیدن سوال به صورت کتبی در قالب یک نامه رسمی از واحد پشتیبانی جهت رفع مشکل پیش آمده است.
ارسال تیکت از مزیت های بسیاری برخوردار است که در زیر به بررسی برخی از این موارد میپردازیم:
- تاریخچه تیکت ها همیشه حفظ می شود.
- نیازی به درخواست مکرر از جانب کاربر نیست.
- به علت مکتوب بودن پاسخ ها به راحتی می توان تمامی موارد گفته شده در تیکت را بررسی کرد.
- بررسی برخی موارد نیاز به زمان بیشتری دارد بنابراین در صورت برقراری تماس تلفنی امکان این بررسی از کاربر سلب می شود.
- از دیگر مزایای ارسال تیکت این است که در جریان بررسی می توان رضایت مشتری را سنجید و بهترین خدمات را متناسب با سوابق مشکلات کاربر ارائه داد.
- هنگام ارسال تیکت سرویس مربوطه قابل انتخاب است و پشتیبان بدین وسیله راحت تر می تواند زوایای مختلف مسئله را دیده و بررسی نماید.
چگونه از داخل پنل کاربری پارس پک تیکت ارسال کنیم؟
از طریق گزینه ورود در صفحه اصلی سایت وارد پروفایل کاربری خود در پارس پک شوید در این صفحه بعد از وارد کردن یوزرنیم و پسورد به داخل کاربری خود لاگین نمایید.
آموزش ورود به پنل کاربری پارس پک
پس از ورود به داخل کاربری خود منوی پشتیبانی را انتخاب نمایید، در این بخش دو گزینه به شما نمایش داده می شود: ارسال تیکت و تیکت ها، در بخش اول شما می توانید تیکت جدید ارسال نمایید و در بخش دوم می توانید تاریخچه تیکت های خود(تیکت های بسته شده و تیکت های در حال بررسی) را مشاهده و پیگیری نمایید.
آموزش ارسال تیکت در پارس پک
پس از کلیک بر روی گزینه ارسال تیکت با صفحه ای مطابق شکل زیر مواجه می شوید که در ادامه به اختصار به بررسی هر بخش میپردازیم:
ارسال تیکت
1. موضوع : بهتراست در این بخش عنوانی کوتاه و مرتبط با مشکل درج شود.
2. بخش : دراین قسمت با توجه به درخواست پشتیبانی خود یکی از گزینه ها را انتخاب نمایید.(تذکر: برای رسیدگی به موارد مالی اعم از ارسال فیش پرداختی یا تمدید و … برای پیگیری مستقیم تیکت برای واحد مالی ارسال شود.)
3. اولویت : این قسمت را با توجه به میزان اهمیت درخواست خود انتخاب نمایید.
4. سرویس مربوطه : در این قسمت باید سرویسی که بابت آن اقدام به ارسال تیکت نموده اید را انتخاب نمایید و در صورتیکه تیکت مربوطه برای هیچکدام از سرویس های شما نمی باشد و مورد جدیدی است گزینه هیچکدام را انتخاب نمایید.
5. پیام : در این بخش درخواست خود را شفاف و واضح مطرح نمایید. پیشنهاد می شود در متن خود نکات زیر را رعایت نمایید:
- در صورتیکه چندین درخواست مشابه دارید با شماره آنها را مشخص کنید تا طبق همان شماره بندی به شما پاسخ داده شود.
- درخواست خود را خیلی طولانی و یا خیلی کوتاه مطرح نکنید چرا که ممکن است مورد به درستی مشخص نشود.
- در صورتیکه چندین سوال در مورد سرویس خود دارید اما موارد متفاوتی هستند در تیکت های مجزا آنها را مطرح نمایید تا هم سریعتر به پاسخ برسید و هم موارد به دلیل پراکندگی درخواست ها از قلم نیفتند.
6. پیوست ها : در صورتیکه فایلی را میخواهید ارسال نمایید با کلیک بر روی این بخش فایل خود را انتخاب و ارسال نمایید. توجه داشته باشید حداکثر حجم فضای 50 مگابایت ارسالی می باشد و همچنین پسوندهای مجاز همانطور که در تصویر هم مشخص است به شرح زیر می باشد:
jpg, .gif, .jpeg, .png, .pdf, .bmp, .txt, .jpg, jepg, gif, png, pdf, bmp, txt
7. ارسال تیکت : در نهایت برای اینکه تیکت شما به دست همکاران واحد مربوطه برسد بر روی این گزینه کلیک نمایید.
توجه داشته باشید شما می توانید از طریق ایمیل کاربری خود با ارسال ایمیل به [email protected] نیز تیکت خود را ارسال نمایید و پیگیری تیکت از طریق تلفن تنها برای صاحب اکانت و یا فردی که به پروفایل کاربری دسترسی دارد میسر می باشد. همچنین در مواقع ضروری و با تایید نیازمندی از سمت واحد فنی، همکاران برای بررسی مورد با شما تماس تلفنی برقرار میکنند.
مواردی که در هنگام ارسال تیکت باید به آنها توجه نمایید:
- از ارسال چندین تیکت پیرامون یک موضوع جدا خودداری نمایید، چرا که این کار از سمت شما باعث می شود پیگیری درخواستتان کندتر و به دلیلی همزمانی تیکت ها تداخلی در پیگیری ایجاد شود که در نهایت به نفع رفع مشکل شما نخواهد بود .
- از ارسال پاسخ های پشت سرهم خودداری نمایید چرا که این امر باعث می شود تیکت شما به انتهای لیست تیکت ها منتقل شود و زمان بندی طبیعی که می توانست کار شما را سریعتر به پیش برد مختل شود .
- موارد جدید با موضوعات متفاوت را در تیکت جدید اعلام نمایید و ازارسال پاسخ بر روی تیکت هایی که تاریخ قدیمی تری دارند خودداری نمایید.
- حتما از نوشتار فارسی برای ارسال تیکت خود استفاده نمایید.رعایت احترام در نوشتار تیکت و ایجاد ارتباط اخلاقی مناسب در جریان پیگیری اثر بسیار مثبتی در روند بررسی خواهد داشت .
- هر چند که شرایط شما همیشه از سمت همکاران درک شده و به سرعت مشتاق رفع مشکل یا شنیدن انتقادات و پیشنهادات شما هستیم .
- در صورتی که با مشکلی در رابطه با یکی از سرویس های خود مواجه هستید، این مورد را در نظر داشته باشید که همکاران بخش پشتیبانی تمامی تلاش خود را جهت رفع سریع تر مسئله خواهند نمود و در این حین بهتر است پاسخگویی به تیکت ها از قالب فنی خارج نشده و رعایت احترام متقابل و حرفه ای انجام پذیرد.
در این مطلب سعی کردیم مواردی را که در هنگام تیکت زدن لازم است هر کاربری نسبت به آن آگاهی داشته باشد را عنوان کنیم امیدواریم ارائه مطالب فوق برای شما مسیر پیگیری را آسانتر کند.