حسابداری ابری چیست و چه نقشی در رونق کسب‌وکارها دارد؟

حسابداری ابری (Cloud Accounting) با چشم‌اندازی که از سال ۲۰۰۰ در‌اختیار کاربران قرار داد، آنان را از حسابداری سنتی به‌سمت حسابداری آنلاین یا ابری پیش برد؛ به‌طوری‌که طبق آخرین آمار، حسابداری ابری بیشترین سهم بازار حسابداری در ایالات متحده آمریکا و حدود ۳۸درصد از مشاغل در اروپا را دربر گرفته است.

نرم‌‌ افزارهای حسابداری ابری کارایی حسابداری شما را دگرگون و مدیریت مالی را ساده‌تر خواهند کرد و دید بهتری از شاخص‌های عملکردی موردنیاز در‌اختیارتان قرار می‌دهد. در این مقاله از بلاگ پارس پک، توضیح می‌دهیم که نرم‌ افزار حسابداری ابری چیست و چه مزایایی دارد. اگر قصد دارید امور حسابداری‌تان را با تکنولوژی ابری ساده‌تر و حرفه‌ای‌تر پیش ببرید، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

منظور از حسابداری ابری چیست؟

حسابداری ابری (Cloud Accounting) به سیستم پردازش و حسابداری در فضای ابری می‌گویند که شما در هر زمان و مکان و با هر دستگاهی می‌توانید ازطریق اتصال به اینترنت، امور حسابداری خود را به‌کمک نرم‌ افزار‌های حسابداری ابری در بستر فضای ابری انجام دهید. به‌بیان بهتر، در پاسخ به پرسش «حسابداری ابری چیست؟»، می‌توان گفت سرویس ابری حسابداری به پلتفرم رایانش ابری در حوزه حسابداری اشاره می‌کند.

زمانی‌که در حال ارسال ایمیل هستید یا با استفاده از اپلیکیشن پولی را از حسابتان کارت‌به‌کارت می‌کنید، در حال استفاده از رایانش ابری هستید. همچنین، وقتی متنی را در گوگل داک یا فایلی را در دراپ‌باکس ذخیره می‌کنید، از رایانش ابری بهره می‌برید. این یعنی بدون نیاز به خرید سرور و سخت‌افزار، می‌توانید در هرجا و با هر دستگاهی به اطلاعاتتان دسترسی داشته باشید. حسابداری در فضای ابری نیز به انجام امور حسابداری در کلود اشاره می‌کند.

نرم‌ افزار حسابداری ابری چیست؟

زمانی‌که قصد دارید از سیستم حسابداری استفاده کنید، اولین اقدامی که ممکن است به‌نظرتان برسد، خرید نرم‌افزار حسابداری و نصب آن روی سیستم خواهد بود. بدین‌ترتیب، هرموقع بخواهید نرم‌افزار را به‌کار بگیرید‌، باید از کامپیوتر خاصی استفاده کنید که نرم‌افزار روی آن نصب شده است.

در پاسخ به اینکه «نرم‌ افزار حسابداری ابری چیست؟»، باید بگوییم نرم‌افزار حسابداری در فضای ابری است که از‌نظر کارکرد و خدمات و نوع عملکرد تفاوتی با نرم‌افزار‌های سنتی حسابداری ندارد؛ حتی در برخی ویژگی‌ها کاربردی‌تر و سرعتی‌تر و قدرتمندتر عمل می‌کند. درواقع، برای محاسبه امور حسابداری به نصب نرم‌افزار حسابداری روی سیستمتان نیازی ندارید؛ بلکه بدون نیاز به نصب نرم‌افزار می‌توانید با هر دستگاهی ازطریق اینترنت به امور حسابداری خود دست پیدا کنید. هرجا که حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت‌وب شنیدید، منظور همان حسابداری در فضای ابری است که کار حسابداری را برایتان راحت‌تر می‌کند. خرید فضای ابری این امکان را به شما می‌دهد داده‌هایتان را در فضایی امن و دسترس‌پذیر ذخیره و در زمان و مکان دلخواه به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. در نرم‌افزار حسابداری ابری نیز همه‌چیز ازطریق اینترنت در دسترستان قرار می‌گیرد.

مزایای حسابداری ابری چیست؟

حرکت از سمت نرم‌افزار سنتی دسکتاپ به نرم‌‌افزار حسابداری ابری را می‌توان پیشرفت بزرگی درزمینه مدیریت مالی دانست؛ زیرا به‌کمک سیستم حسابداری ابری بسیاری از مشکلات مربوط به حسابداری سنتی از بین رفته است. حال سؤال مهم این است: «نرم‌افزار حسابداری ابری چه سودی برای کسب‌وکارتان دارد؟» در‌ادامه، بیشتر درباره این موضوع صحبت خواهیم کرد.

۱. در هرجایی به اکانت حسابداری خود دسترسی خواهید داشت

در رایانش ابری حسابداری، این امکان برایتان وجود دارد که در هر‌لحظه از شبانه‌روز از هر‌جایی فقط با اتصال به اینترنت به‌راحتی به اکانت حسابداری خود دسترسی داشته باشید. در‌واقع، برای کار با این تکنولوژی قدرتمند به نصب نرم‌افزار روی سیستمتان نیازی نخواهید داشت و فقط کافی‌ است ازطریق مرورگر لپ‌تاپ یا اپلیکیشن موبایل به اکانت حسابداری در فضای ابری متصل شوید تا به تمام اطلاعات حسابداری دست پیدا کنید.

۲. دسترسی فوری به اطلاعات حسابداری خواهید داشت

با آپدیت حسابداری و گردش مالی خود، می‌توانید به‌صورت لحظه‌ای به اطلاعات دست پیدا کنید. درواقع، به‌جای بررسی گزارش‌های تاریخی براساس روز یا ماه یا سال، وضعیت مالی شرکت را به‌طورلحظه‌ای بررسی خواهید کرد؛ به‌طوری‌که کارتان برای بررسی نقدینگی و برنامه‌ریزی و بودجه یا تصمیمات مالی بزرگ‌تر راحت‌تر خواهد بود.

۳. امکان گسترش سیستم حسابداری را دارید

منظور از Open API در سیستم حسابداری ابری این است که برنامه‌ها و ابزارهای شخص ثالث را می‌توانید برای توسعه و پیشرفت نرم‌افزار به سیستم حسابداری ابری خود اضافه کنید. برنامه‌های صورت‌حساب آنلاین و ابزارهای مدیریت پروژه و برنامه‌های مربوط به جریان نقدی ازجمله راهکارهای کاربردی رایانش ابری حسابداری است. به‌کمک این ابزارها علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان خود، می‌‌توانید هزینه‌های مربوط به حسابداری را تا حد زیادی کاهش دهید.

۴. امکان بررسی موجودی آنی بانک وجود دارد

در بسیاری از پلتفرم‌های ابری حسابداری، این امکان برایتان وجود دارد که حساب بانکی خود را مستقیماً به حسابداری وصل کنید. درواقع، به‌جای اینکه هر صورت‌حساب بانکی را به‌طور‌دستی وارد سیستم حسابداری کنید، با آپلود فایل CSV می‌توانید به درگاه بانکی خود وصل شوید؛ درنتیجه، موجودی و داده‌های بانکی شما مستقیماً به حسابداری منتقل خواهد شد. با این کار، تسویه حساب بانکی‌تان سریع‌تر پیش خواهد رفت و درک دقیق‌تری از موجودی حسابتان پیدا خواهید کرد.

۵. همیشه به جدیدترین نسخه نرم‌افزار دسترسی خواهید داشت

وقتی وارد فضای ابری حسابداری می‌شوید، به به‌روزرسانی جدیدترین نسخه نرم‌افزار نیازی وجود ندارد؛ زیرا نرم‌افزار ابری به‌طورخودکار همیشه از تازه‌ترین به‌روزرسانی استفاده می‌کند؛ ازاین‌رو، وقت و هزینه‌ اضافی بابت به‌روزرسانی سیستم نرم‌افزار حسابداری صرف نخواهید کرد. علاوه‌بر‌این، به حفظ امنیت سیستم حسابداری نیازی نخواهید داشت؛ چراکه به‌طور‌خودکار حسابداری در فضای ابری امنیت را برایتان تأمین خواهد کرد.

۶. در فضای ابری امکان اشتراک‌گذاری امن داده‌ها وجود دارد

زمانی‌که با حسابدار یا مسئول بانک یا مشاوران مالی خود کار می‌کنید، به استفاده از کارت حافظه یا ارسال فایل و داده به آن‌ها نیازی نخواهید داشت؛ زیرا در فضای ابری، کارکنان شما به‌راحتی به اطلاعات مالی دسترسی ایمن و مطمئن خواهند داشت. درواقع، حسابداری در فضای ابری امنیت و سرعت بیشتری از سیستم حسابداری سنتی خواهد داشت و این کار با تأمین امنیت روزانه و بکاپ‌گیری منظم و خودکار انجام می‌شود.

۷. قیمت مقرون‌به‌صرفه و مناسب برای انواع کسب‌وکار دارد

اگر به‌تازگی کسب‌وکارتان را راه‌اندازی کرده‌اید یا تجارتی بزرگ دارید، سیستم نرم‌افزار سنتی حسابداری برایتان کاربردی نخواهد بود. با استفاده از سیستم حسابداری ابری، می‌توانید با قیمت مقرون‌به‌صرفه و مدیریت بهتر، حسابداری فروشگاهی ابری یا حسابداری شخصی ابری خود را در فضای ایمن و کاربردی به‌طوربهینه انجام دهید.

کاربرد حسابداری ابری

سیستم حسابداری ابری از قابلیت گزارش‌دهی قدرتمندی برخوردار است. این سیستم گزارش‌های مالی شاخص‌های مهم و رفتار کاربر را در قالب نمودار در داشبورد برنامه به شما نشان خواهد داد. در طول استفاده از سرویس رایانش ابری در حسابداری، از داده‌های مالی به‌طور‌خودکار نسخه بکاپ گرفته می‌شود. بدین‌ترتیب، در شرایط اضطراری و پیش‌بینی‌نشدنی همچنان به داده‌های مالی‌تان دسترسی خواهید داشت.

علاوه‌براین، با استفاده از حسابداری فروشگاهی ابری مشکلی از بابت ثبت فاکتور و حسابداری نخواهید داشت و به‌کمک نرم‌افزار ابری حسابداری به‌راحتی می‌توانید موجودی کالا و سفارش‌ها و سایر فعالیت‌های حسابداری مربوط به فروشگاه‌های اینترنتی را استعلام بگیرید. علاوه‌بر‌این، با این پلتفرم می‌توانید از امکانات حسابداری شخصی ابری بهره‌مند شوید. درحقیقت با اتصال اپلیکیشن‌های پرداخت به سیستم ابری حسابداری، تسلط و مدیریت بیشتری روی امور مالی خود خواهید داشت.

اصطلاحات رایج در نرم‌افزار حسابداری

درصورتی‌که قصد دارید از تکنولوژی قدرتمند حسابداری ابری استفاده کنید، بهتر است ابتدا با اصطلاحات زیر آشنا شوید:

۱. API

منظور از API، رابط برنامه‌نویسی کاربردی است که به کاربران مختلف امکان می‌دهد تا به نرم‌افزار متصل شوند.

۲. App

برنامه‌‌ها و راهکارهای نرم‌افزار شخص ثالثی هستند که به‌صورت یکپارچه در پلتفرم حسابداری ابری وجود دارند.

۳. App Stack

ویژگی App Stack در حسابداری در فضای ابری، مجموعه‌ای از برنامه‌های استراتژیک است که برای کسب‌وکارتان انتخاب می‌کنید.

۴. Bank feed

فید بانکی نوعی ادغام مستقیم بانکداری اینترنتی با پلتفرم حسابداری ابری است که به شما امکان می‌دهد تا به تمام داده‌هایتان دسترسی داشته باشید.

۵. Cloud Reporting

در نرم‌افزار حسابداری ابری، این واژه به‌معنای گزارش‌دهی Realtime ازطریق برنامه‌های گزارش‌دهی پلتفرم حسابداری ابری است.

۶. Cloud Server

کلود سرور، سرور کامپیوتر آنلاین است که اطلاعات مالی شما را در فضای ابری ذخیره می‌کند. درواقع، به‌جای سرور فیزیکی سروری امن است که در بستر فضای ابری قرار دارد.

۷. Digital Transformation

منظور از این اصطلاح در نرم‌ افزارهای حسابداری ابری، روندی است که سازمان شما به مدلی دیجیتال در دل فضایی ابری منتقل می‌شود.

۸. KPI

منظور از شاخص عملکردی یا KPI در تعریف حسابداری ابری، معیارهایی هستند که در داشبورد حسابداری شما برای سنجش میزان عملکرد حسابداری‌تان نمایش داده می‌شوند.

۹. Mobile Access

این واژه نشان می‌دهد سرویس ابری حسابداری ازطریق تلفن یا لپ‌تاپ یا تبلت دردسترس است و از هرجا و با هر دستگاهی می‌توانید به آن متصل شوید.

۱۰. Real Time Information

داده‌هایی هستند که وضعیت مالی فعلی کسب‌وکارتان را در‌مقابل سوابق مالی گذشته نشان می‌دهد.

۱۱. SaaS

در سیستم حسابداری ابری، Software as a Service (به‌اختصار SaaS) یا نرم‌افزار به‌عنوان سرویس است که به خدمات حسابداری ازطریق اینترنت اشاره می‌کند.

۱۲. Year End

منظور از Year End پایان سال حسابداری شرکت است. در‌واقع در سیستم ابری حسابداری، Year End به زمانی می‌گویند که باید حساب‌های قانونی خود را ازطریق حسابداری ابری ارسال کنید.

تفاوت حسابداری سنتی با حسابداری ابری

تا قبل از ظهور رایانش ابری در حسابداری، اکثر نرم‌افزار‌های حسابداری مبتنی‌بر دسکتاپ بودند و درواقع، برنامه‌های حسابداری روی هارد کامپیوتر نصب و اجرا می‌شدند. این سیستم حسابداری با مشکلاتی از‌جمله امکان دسترسی محدود و به‌روزرسانی مداوم و هزینه بکاپ‌گیری دست‌به‌گریبان بود.

درمقابل، سیستم حسابداری ابری به نصب نیازی ندارد و فرد به‌راحتی ازطریق دسکتاپ خود می‌تواند در فضای ابری و کلود به نرم‌افزار حسابداری ابری متصل شود. درواقع، برای استفاده از فضای حسابداری راهکاری آنلاین و ابری پیش رو دارید که همه‌جا و از هر سیستمی به آن دسترسی خواهید داشت. همه داده‌ها روی سرور ابری به‌طورایمن ذخیره می‌شوند و در‌اختیار کاربران قرار می‌گیرند.

 نرم‌افزار حسابداری ابری رایگان

نرم‌افزار حسابداری ابری رایگان معمولاً به‌‌گونه‌ای ارائه می‌شود که ابتدا دمویی رایگان به‌مدت محدود دراختیارتان قرار می‌گیرد و رایگان‌بودن آن درحقیقت صرفاً جنبه تبلیغ دارد. پس از سپری‌شدن مدت محدود، برای استفاده مجدد باید هزینه حسابداری ابری را پرداخت کنید. پیشنهاد می‌کنیم اگر قصد دارید طولانی‌مدت و حرفه‌ای از نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده کنید، همان ابتدا به‌جای انتخاب نرم‌افزار رایگان سراغ خرید پلن‌های کاربردی آن بروید. این نوع پلتفرم‌های رایگان شاید در ابتدا هزینه چندانی برایتان نداشته باشد؛ اما در دراز‌مدت ریسک‌ مالی زیادی برایتان خواهد داشت.

برخی از‌ معایب حسابداری ابری رایگان ازاین‌قرارند:

• محدودیت استفاده از سیستم حسابداری ابری
• امکان از‌بین‌رفتن اطلاعات مالی
• پشتیبانی‌نکردن و نداشتن تمام امکانات نرم‌ افزارهای حسابداری ابری

درواقع، زمانی‌که نرم‌افزار حسابداری ابری می‌خرید‌، علاوه‌بر بهره‌مندی از امکانات کامل، امنیت و پشتیبانی از اطلاعات را به‌دست ارائه‌دهنده نرم‌افزار ابری می‌سپارید. درصورت استفاده از نسخه رایگان، باتوجه‌به معایب حسابداری ابری رایگان ممکن است با مشکلات بیشتری روبه‌رو شوید.

ویژگی بهترین نرم‌ افزار حسابداری ابری چیست؟

نرم‌ افزار‌های حسابداری ابری متنوعی در بازار وجود دارند که در میان آن‌ها، بهترین نرم‌افزار آن است که علاوه‌بر امکاناتی مانند قابلیت گزارش‌گیری، کاربری راحت، سرعت و دقت، نداشتن خطا و باگ در نرم‌ افزار‌های حسابداری ابری و ویژگی‌های کاربردی، از پشتیبانی و پاسخ‌گویی مؤثر و همه‌جانبه‌ای برخوردار باشد. برای داشتن تجربه بهترین حسابداری ابری، پیشنهاد می‌کنیم از تیم پشتیبانی و امنیت و ویژگی‌هایی که نرم‌ افزار‌های حسابداری ابری در‌اختیارتان قرار می‌دهد، مطمئن شوید.

چه کسب‌وکاری به حسابداری ابری نیاز دارد؟

برای بهره‌مندی از نهایت قابلیت‌های حسابداری ابری، استفاده از اتصال دیجیتالی و دیتا Realtime که سیستم نرم‌افزار ابری ارائه می‌دهد، اهمیت دارد. داده‌های Realtime در حسابداری ابری آن‌ را به گزینه‌ای ایدئال تبدیل کرده‌اند. درصورتی‌که کسب‌وکارتان به‌گونه‌ای است که قصد دارید به اطلاعات تفکیک‌شده و دقیق مالی و نیز اطلاعات مدیریتی و معیارهای مربوط به شاخص عملکرد نرم‌افزار (KPI) در سریع‌ترین زمان دست پیدا کنید، سرویس ابری حسابداری به‌کمکتان خواهد آمد.

همچنین، کسب‌وکارهایی که به حسابداری مالی پیچیده نیاز دارند، به‌کمک نرم‌افزار حسابداری ابری می‌توانند بهینه‌تر عمل کنند و مدیریت بهتر و کارایی بیشتری در حسابداری ابری تجربه کنند. انتخاب پلتفرم ابری حسابداری شما را از دغدغه استفاده از قفل سخت‌افزاری رها می‌کند و به‌راحتی می‌توانید با استخدام حسابدار دورکار از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنید. از‌آن‌جا‌که بسیاری از پلتفرم‌ها یک API باز ارائه می‌دهند، هنگام ایجاد پایه برنامه یا سفارشی‌سازی آن زیرساخت‌های موردنیاز دراختیارتان قرار دارد. درادامه، به برخی از این زیرساخت‌های اشاره می‌کنیم.

۱. استفاده خودکار برای کاهش فشار و بار کاری

اکوسیستم ابری حسابداری به‌صورت خودکار وجه نقد را با حساب بانکی تطبیق می‌دهد. همین امر باعث می‌شود تا دیگر حسابدار شرکت درگیر بررسی حساب‌های نقدی و تطبیق آن‌ها با حساب اصلی نشود.

۲. دریافت اطلاعات دقیق‌تر به‌کمک داده‌های مالی

در نرم‌ افزار‌های حسابداری ابری، این امکان فراهم است که با دسترسی فوری به گزارش‌های Realtime و اطلاعات مالی، درک دقیق‌تری از وضعیت حسابداری سازمان پیدا کنید.

۳. امکان پرداخت مالیات بر ارزش افزوده به‌صورت آنلاین

با کمک سیستم حسابداری ابری، کارتان برای پرداخت مالیات نیز ساده خواهد شد. در‌واقع، مالیات را ازطریق پلتفرم حسابداری ساده‌تر و سریع‌تر پرداخت خواهید کرد. علاوه‌بر‌این، تراکنش‌های شما ثبت می‌شود و به‌راحتی امکان دریافت دیجیتالی اظهارنامه مالیاتی ازطریق نرم‌ افزارهای حسابداری ابری وجود دارد.

۴. امکان دورکاری

تصور برخی افراد این بود که رایانش ابری در حسابداری فقط در زمان کرونا و با دورکار‌شدن کارمندان کاربردی خواهد بود. پس از دوره کرونا با وجود قابلیت‌هایی که حسابداری در فضای ابری برای سازمان‌ها ایجاد کرد، همچنان گزینه محبوبی برای دورکاری است. بدین‌ترتیب، این امکان برای کارمندان و مدیران مالی وجود دارد که ازطریق سیستم ابری حسابداری در هر‌جایی که به اینترنت دسترسی دارند، به سیستم حسابداری ابری نیز دست پیدا کنند.

جمع‌بندی

حسابداری ابری نوعی تکنولوژی قدرتمند برای امور حسابداری کسب‌وکارها به‌شمار می‌رود. به‌کمک نرم‌افزار حسابداری ابری بدون نیاز به نصب نرم‌افزار یا قفل سخت‌افزاری می‌توانید در هر‌ زمان و مکان و با هر دستگاهی ازطریق اینترنت به سرویس حسابداری ابری دسترسی پیدا کنید. به‌طور‌کلی، اگر قصد دارید به‌طور حرفه‌ای و بدون محدودیت امور مالی‌ شخصی یا فروشگاه اینترنتی و هر کسب‌وکاری را پیش ببرید، انتخاب بهترین نرم‌ افزار حسابداری ابری تجربه رضایت‌بخشی برایتان فراهم خواهد کرد.

در این زمینه، می‌توانید از راهکارهای ابری پارس پک استفاده کنید. پارس پک با ارائه راهکارهای میزبانی در فضای ابری، به کسب‌وکارتان کمک خواهد کرد. درصورت نیاز به راهنمایی و مشاوره‌، ازطریق تیکت یا تماس تلفنی می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان پارس پک بهره‌مند شوید. اگر هم تجربه‌ای در‌زمینه استفاده از راهکارهای رایانش ابری در حسابداری دارید، دیدگاه‌های خود را ازطریق کامنت با ما درمیان بگذارید.

حسابداری ابری راهکاری قدرتمند برای حسابداران و مدیران مالی است که آنان را از دردسر نصب و اجرای نرم‌افزار سنتی حسابداری یا قفل برنامه یا محدودیت دسترسی به سیستم حسابداری نجات خواهد داد.

سؤالات متداول

۱. حسابداری ابری چیست؟

منظور از حسابداری ابری انجام امور حسابداری و مالی با استفاده از نرم‌افزار حسابداری در فضای ابری است.

۲. آیا حسابداری ابری همان رایانش ابری است؟

حسابداری ابری یکی از تکنولوژی‌های رایانش ابری است. در رایانش ابری، بدون نیاز به نصب نرم‌افزار حسابداری می‌توانید ازطریق اینترنت و از هرکجا و در هرزمان به شبکه حسابداری دسترسی داشته باشید و حسابداری و امور مالی را در فضای ابری انجام دهید.

۳. آیا حسابداری ابری نوعی SaaS به‌شمار می‌رود؟

بله، حسابداری SaaS نوعی سرویس به‌عنوان نرم‌افزار حسابداری در فضای ابری است که ارائه‌دهنده راهکار ابری برنامه حسابداری را ارائه می‌دهد.

۴. آیا حسابداری ابری امن است؟

راهکار ابری حسابداری یکی از روش‌های ایمن برای ذخیره اطلاعات و امور مالی است؛ به‌طوری‌که اگر لپ‌تاپ یا سیستم شما به‌سرقت برود، هیچ فرد غیرمجازی امکان دسترسی به دیتای مالی شما را نخواهد داشت.