ONLYOFFICE Docs چیست؟ ابزار کاربردی برای کار با فایل‌های PDF در لینوکس

ONLYOFFICE Docs چیست؟ اگر جزو کاربران لینوکس هستید و عموماً با فایل‌های PDF سروکار دارید، برنامه‌های متنوعی برای کار با این نوع از فایل دردسترس شما قرار دارد که هر‌یک قابلیت‌های خاص خود را دارند. برای مثال، با بعضی از ابزارها می‌توانید تنها فایل‌های پی‌دی‌اف را باز و محتوای فایل را بررسی کنید؛ ولی در برخی از ابزارهای دیگر امکان ویرایش PDF وجود دارد و می‌توانید کارهای متعددی از‌جمله تایپ متن یا اضافه‌کردن حاشیه‌نویسی یا برش صفحات را انجام دهید.

یکی از روش‌های کاربردی کار با فایل‌ها در لینوکس، استفاده از ONLYOFFICE Docs است. در این مقاله از بلاگ پارس پک، نحوه استفاده از این ابزار کاربردی را به‌طورکامل به شما آموزش می‌دهیم و قابلیت‌های آن را نیز بیان می‌کنیم؛ پس تا پایان مطلب با ما همراه باشید. 

ابزار ONLYOFFICE Docs چیست؟

ابزار ONLYOFFICE Docs مجموعه‌ای Self-Hosted و منبع‌باز از مایکروسافت آفیس است که در GitHub در‌دسترس عموم قرار دارد. این ابزار را در بسترهای متعددی می‌توان نصب و از آن روی سرور لینوکس استفاده کرد. با استفاده از بستر ذخیره‌سازی در فضای ابری مانند Nextcloud و ownCloud و Seafile، سیستم مدیریت محتوا نظیر Confluence یا Alfresco، روش‌های آموزش الکترونیکی همچون Moodle و Chamilo و‌…، می‌توانید محیط اشتراکی ایجاد کنید.

همچنین، ONLYOFFICE Docs را با استفاده از API یا WOPI می‌توانید در برنامه وب خود ادغام کنید. مانند هر‌یک از ابزارک‌های آفیس برای لینوکس، در ONLYOFFICE Docs می‌توانید با انواع فایل‌های آفیس ازجمله Document و Spreadsheet و Presentation کار کنید. ازجمله ویژگی‌های مهم این ابزار که معمولاً در دیگر نرم‌افزارهای آفیس پیدا نمی‎‌شود، امکان ایجاد و ویرایش فرم‌های پُرکردنی است.

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم ONLYOFFICE Docs سازگاری درخورتوجه با اسناد Word و Spreadsheet‌های اکسل و ارائه‌های پاورپوینت است که آن را به جایگزین مناسب برای Microsoft Office در لینوکس تبدیل می‌کند. ناگفته نماند سایر فرمت‌های محبوب و کاربردی نیز در این برنامه پشتیبانی می‌شوند. استفاده از ONLYOFFICE Docs برای همکاری‌های هم‌زمان آنلاین نیز رایج است که از‌طریق آن می‌توانید انواع فرمت‌های مختلف فایل را با افراد دیگر به‌اشتراک بگذارید و حتی ویرایش کنید. به‌عبارت‌دیگر، ONLYOFFICE Docs را می‌توان مشابه Google Docs برای لینوکس در نظر گرفت؛ اما با این تفاوت که حریم خصوصی بیشتر حفظ و امنیت پیشرفته‌تری ارائه می‌شود.

همچنین، این برنامه مجموعه کاملی از مجوزهای اشتراک‌گذاری انعطاف‌پذیر، تاریخچه نسخه و کنترل نسخه، ردیابی تغییرات، مقایسه اسناد، اشاره‌های کاربر و نظرات و ارتباطات آنلاین را دارد. به‌منظور ویرایش فایل‌های Doc سرویس رایگان دسکتاپ برای لینوکس و ویندوز و macOS وجود دارد که روی انواع توزیع‌ها می‌توان آن‌ را نصب و اجرا کرد.

ONLYOFFICE Docs چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

چرا باید از ONLYOFFICE برای کار با فایل‌های PDF استفاده کنیم؟

اگرچه استفاده از ONLYOFFICE Docs برای اسناد Office مناسب‌تر است، به‌روزرسانی‌های اخیر به پیشرفت عملکرد اولیه آن منجر شده و ONLYOFFICE Docs را با فرمت PDF سازگارتر کرده است. درواقع، با این ابزار برنامه‌ای چندمنظوره دراختیار خواهید داشت که هم برای فایل‌های آفیس و هم برای PDF می‌توان از آن روی لینوکس استفاده کرد. با نصب و استفاده از این برنامه دیگر به ابزارهای مجزا برای کار‌کردن با فایل‌های PDF نیازی ندارید. با بررسی انواع عملکردهای متنوع ONLYOFFICE، می‌توانید دلایل استفاده از آن را بهتر درک کنید. انواع عملکردهای این برنامه کاربردی عبارت‌اند از:

۱. ذخیره فایل‌های آفیس به‌صورت PDF

اولین قابلیت اصلی ONLYOFFICE Docs این است که امکان ذخیره انواع فایل‌های Office از‌جمله Doc ،‌Spreadsheet ،‌Presentation و فرم‌های پُرکردنی به‌عنوان فایل PDF یا PDF/A را فراهم می‌کند. این دو نوع فرمت تقریباً مشابه هستند، با این تفاوت که PDF/A نسخه‌ای استاندارد از ISO به‌حساب می‌آید که برای ذخیره و نگه‌داری طولانی‌مدت مناسب‌تر است. برای استفاده از این قابلیت در ONLYOFFICE Docs، مراحل زیر را دنبال کنید:

• فایل مدنظر را باز کنید.
• به تب File بروید.
• یکی از گزینه‌های Download as… یا Save Copy as… را انتخاب کنید.
• پس از انتخاب گزینه مدنظر، روی آیکون PDF یا PDF/A کلیک کنید.

با انتخاب گزینه Download as…، نسخه پی‌دی‌اف فایل مدنظر در کامپیوتر یا لپ‌تاپ ذخیره می‌شود. اگر گزینه Save Copy as… را انتخاب کنید، یک کپی از فایل PDF ایجاد و در حافظه ذخیره می‌شود.

۲. بازکردن و مشاهده (View) فایل‌های PDF

یکی از قابلیت‌های ONLYOFFICE Docs این است که می‌توانید از آن به‌عنوان ابزاری برای بازکردن فایل‌های PDF استفاده کنید. در صفحه اصلی باز‌کردن فایل، نوار کوچکی در کناره تصویر برایتان به‌نمایش درمی‌آید که در آن صفحات مختلف فایل در اندازه کوچک قرار گرفته است. با کلیک روی هر صفحه کوچک، می‌توانید آن را باز کنید. در تصویر زیر می‌توانید نحوه نمایش این صفحات را ببینید:

علاوه‌براین، ONLYOFFICE ابزارکی مجزا برای دسترسی راحت به محتویات فایل PDF دارد. اگر می‌خواهید صفحه خاصی را باز کنید، شماره صفحه آن را در گوشه پایین سمت چپ می‌توانید وارد کنید. ابزارک Select به شما امکان می‌دهد تا متن یا بخش‌های گرافیکی را در فایل PDF انتخاب و کپی کنید. ابزارک مذکور با نشان «دست» نیز امکان مرور فایل PDF را فراهم می‌کند. این ابزارها را می‌توانید در گوشه پایین سمت راست پیدا کنید. علاوه‌بر تمام ویژگی‌های بررسی‌شده، در ONLYOFFICE می‌توانید از قابلیت‌های معمول نظیر دانلود و چاپ و تنظیم زوم استفاده کنید. ناگفته نماند از حالت تاریک (Dark Mode) نیز می‌توانید در نور کم یا برای مطالعه فایل پی‌دی‌اف در شب بهره ببرید.  

۳. تبدیل فایل PDF به DOCX یا فرمت‌های دیگر

از نسخه ۷.۱ برنامه ONLYOFFICE Docs می‌توان به‌عنوان ابزاری برای تبدیل فایل‌ها استفاده کرد. در این نسخه، شما می‌توانید به‌راحتی فایل PDF دلخواهتان را به فرمت‌های دیگر تبدیل کنید؛ مثلاً فایل پی‌دی‌اف را به فرمت DOCX تبدیل کنید تا امکان ویرایش فراهم شود. سایر فرمت‌هایی که می‌توانید PDF را به آن تبدیل کنید، عبارت‌اند از: ODT ،‌TXT ،‌DOTX ،‌OTT ،‌RTF ،‌HTML ،‌FB2 و EPUB.

شایان ذکر است امکان تبدیل فایل به فرمت‌های DOCXF و OFORM نیز وجود دارد. این فرمت‌ها برای نسخه‌های آنلاین ONLYOFFICE استفاده می‌شوند. برای دسترسی به قابلیت تبدیل فرمت، مراحل زیر را دنبال کنید:

• در فایل مدنظر، تب File را باز کنید.
• فرمت دلخواهتان را انتخاب کنید.
• روی Download as یا Save Copy as کلیک کنید.

۴. تبدیل فایل‌های PDF به فرم‌های Fillable

از دیگر قابلیت‌های استفاده از ONLYOFFICE Docs، می‌توان به ایجاد فرم‌های پُر‌کردنی (Fillable) از فایل‌های PDF اشاره کرد. فرم‌هایی که می‌توانید در ONLYOFFICE ایجاد کنید، مشابه کنترل‌های محتوایی MS Office هستند؛ اما با این تفاوت که تنظیمات انعطاف‌پذیر Adobe Forms را استفاده می‌کنند. این فرم‌ها حاوی بخش‌های پُر‌کردنی هستند که می‌توان به‌صورت آنلاین آن‌ها را تکمیل کرد.

معمولاً در فرم‌های ONLYOFFICE از فرمت‌های DOCXF و OFORM استفاده می‎‌شود. فرمت DOCXF برای ایجاد فرم‌هایی با قالب ویرایش‌شدنی و فرمت OFORM برای ایجاد فرم‌های آماده‌ای به‌کار می‌رود که نمی‌توان آن‌ها را تغییر داد؛ مگر برای ایجاد فیلدهای تعاملی با قابلیت وارد‌کردن اطلاعات‌. در‌حال‌حاضر، در این ابزار می‌توانید انواع فرم‌های زیر را ایجاد کنید:

• فیلدهای متنی (Text fields)
• کامبو باکس‌ها (Combo boxes)
• فهرست‌های کشویی (Drop-down lists)
• تصاویر (Images)
• چک‌باکس‎ها (Checkboxes)
• دکمه‌های رادیویی (Radio buttons)

هر‌یک از این بخش‌ها ویژگی‌‌ها و قابلیت‌های خاصی ارائه می‌دهند که به‌راحتی تغییر‌پذیر و تنظیم‌شدنی هستند. برای مثال، زمانی‌که فیلد متنی ایجاد کنید، از قابلیت‌های تغییر رنگ حاشیه و پس‌زمینه، علامت‌گذاری فیلدها، ایجاد محدودیت برای کاراکترهایی که قرار است در فیلدها وارد شود، ترکیب کاراکترها و… می‌توانید استفاده کنید.

همچنین، در ONLYOFFICE Docs می‌توانید قالب فرم خالی ایجاد یا فایل Word را به الگویی ویرایش‌شدنی در DOCXF تبدیل کنید. پس از افزودن فیلدهای مورد‌نیاز و تنظیم آن‌ها، می‌توانید قالب فرم آماده برای استفاده را به‌صورت PDF ذخیره کنید و آن را با سایر کاربران به‌اشتراک بگذارید یا برای تغییرات بیشتر به فرمت DOCXF تبدیلش کنید.

جمع‌بندی

ONLYOFFICE Docs چیست؟ درواقع، آنلی آفیس نرم‌افزاری برای مدیریت فایل‌های پی‌دی‌اف در لینوکس است. کار با فایل‌های PDF در لینوکس و انجام عملکردهای مختلف در آن همیشه هم به نصب ابزارهای اختصاصی و مجزا نیاز ندارد؛ چراکه بسیاری از عملکردهای اساسی را می‌توانید با استفاده از مجموعه کاملی مانند ONLYOFFICE Docs انجام دهید. در این مطلب از بلاگ پارس پک، این ابزار کاربردی آفیس را به‌طور‌کامل بررسی کردیم و نحوه عملکرد قابلیت‌های مختلف آن را توضیح دادیم. تنها ایرادی که به ONLYOFFICE Docs می‌توان وارد کرد، این است که با استفاده از آن نمی‌توانید فایل‌های PDF را ویرایش کنید‌. با‌این‌حال، توسعه‌دهندگان و طراحان ONLYOFFICE وعده داده‌اند که قابلیت ویرایش PDF را در نسخه‌های بعدی اضافه خواهند کرد. اگر از کاربران لینوکس هستید و معمولاً با فایل‌های PDF در آن سروکار دارید، مطالعه این مطلب برایتان مفید خواهد بود.

سؤالات متداول

۱. ابزار ONLYOFFICE Docs چیست؟

از این ابزار می‌توان در لینوکس برای کار‌کردن با فایل‌های PDF و دیگر انواع فایل‌های آفیس از‌جمله Doc و Spreadsheet و Presentation و نیز ایجاد یا ویرایش فایل‌های پُرکردنی استفاده کرد.

۲. دلایل استفاده از ONLYOFFICE Docs چیست؟

دلایل اصلی استفاده از این ابزار، ارائه قابلیت‌های متنوع از‌جمله امکان ذخیره فایل‌های آفیس به‌صورت PDF، باز‌کردن و مشاهده (View) فایل‌های PDF، تبدیل فایل PDF به DOCX یا فرمت‌های دیگر و نیز تبدیل فایل‌های PDF به فرم‌های پُرکردنی (Fillable) است.