جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی با ۱۱ ترفند طلایی

 جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی اولین کاری است که در ایمیل مارکتینگ به آن نیاز دارید. یکی از مشکلات مهمی که بسیاری از کسب‌وکارها و وب‌سایت‌ها با آن روبه‌رو هستند، اسپم شدن ایمیل‌های ارسالی است. تصور کنید که زمان و تلاش زیادی را صرف آماده‌کردن ایمیل می‌کنید؛ اما در‌نهایت در پوشه اسپم گیرندگان قرار می‌گیرد! این تجربه‌ای بسیار ناامیدکننده است؛ زیرا ممکن است که گیرندگان شما هرگز ایمیل ارسالی‌تان را مشاهده نکنند.

دلایل مختلفی برای قرار‌گرفتن ایمیل در پوشه اسپم وجود دارد؛ ازجمله محتوای ایمیل ارسالی و تأیید احراز هویت و شیوه ضمیمه مشترکان. حال چگونه می‌توانیم از اسپم شدن ایمیل جلوگیری کنیم یا چطور ایمیل را از اسپم خارج کنیم ؟ علت رفتن ایمیل در پوشه اسپم چیست؟ در این مقاله از وبلاگ پارس پک، قصد داریم پاسخ‌های این پرسش‌ها را به‌طورکامل بررسی و شما را با روش‌های رفع اسپم ایمیل آشنا کنیم.

علت رفتن ایمیل در پوشه اسپم چیست؟

اجازه دهید قبل از بیان روش‌های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی، این سؤال را بررسی کنیم که چرا بعضی ایمیل ها به spam می‌روند؟ امروزه، تعداد زیادی از ایمیل‌هایی که روزانه ارسال می‌شوند، کلاه‌برداری‌هایی هستند که برای سرقت پول یا اطلاعات کاربران طراحی شده‌اند. باتوجه‌به اینکه سازمان‌دهی دستی و فیلتر‌کردن این ایمیل‌ها برای کاربران ایمیل بسیار سخت است، سرویس‌های ایمیل راه‌حل‌های قدرتمندی را برای مبارزه با این نوع ایمیل‌ها طراحی کرده‌اند.

درحقیقت، پوشه هرزنامه (اسپم) محل نگه‌داری ایمیل‌های مشکوک است. سرویس‌های ایمیل از فیلترهای خاصی برای مشخص‌کردن ایمیل‌های هرزنامه استفاده و پس از شناسایی، این نوع ایمیل‌ها را به پوشه اسپم منتقل می‌کنند. ازجمله دلایل اصلی و رایجی که باعث قرار‌گرفتن ایمیل در پوشه اسپم می‌شود، می‌توان به این‌ها اشاره کرد:

• نبود لغو اشتراک؛
• نبود آدرس فیزیکی؛
• استفاده از پیوست‌ها؛
• موضوع محتوایی ضعیف؛
• ارسال ایمیل بدون مجوز؛
• اطلاعات نادرست فرستنده؛
• استفاده از کلمات محرک اسپم؛
• ارسال ایمیل به آدرس‌های غیرفعال؛
• استفاده از تصاویر بزرگ و محتوای کم؛
• وجود غلط‌های املایی و دستور زبان اشتباه در محتوای ایمیل.

این‌ها برخی از دلایل مهم‌ اسپم شدن ایمیل به‌شمار می‌روند که هر وب‌سایت یا کسب‌وکاری هنگام ارسال ایمیل‌های خود به کاربران یا مشتریان باید به آن‌ها توجه کند تا ایمیلشان به پوشه اسپم منتقل نشود.

روش‌های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل

حالا که با دلایل اصلی قرار‌ گرفتن ایمیل در پوشه اسپم آشنا شدیم، درادامه روش‌های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل یا تنظیمات اسپم ایمیل را معرفی و بررسی می‌کنیم.

ایمیل‌های زیادی وجود دارند که زمان زیادی برای نوشتن متن و طراحی تصویر مناسب برایشان صرف‌شده اما عاقبتشان خاک خوردن در گوشه‌ای از صندوق هرزنامه شده است. برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی باید آستین بالا بزنید و قبل از ارسال ایمیل چند نکته مهم را رعایت کنید تا در تله‌ای به‌نام صندوق اسپم ایمیل‌ها گیر نکنید.

۱. از محرک‌های اسپم خودداری کنید

همان‌طور‌که گفتیم، سرویس‌های ایمیل با استفاده از فیلترهای هرزنامه محتوای شما را بررسی و اسکن می‌کنند و به‌دنبال محرک‌های خاصی هستند تا مشخص کنند ایمیل شما احتمالاً اسپم است یا خیر. برخی از محرک‌های یادشده ازاین‌قرارند:

۱. نبود لینک لغو اشتراک در ایمیل‌ها

بیشتر کاربران دریافت ایمیلی به‌ظاهر قانونی از برندی که اغلب از آن خرید می‌کنند، تجربه کرده‌اند؛ اما متوجه شده‌اند که هیچ لینک لغو اشتراکی در پایین آن وجود ندارد. برخی از برندها اطلاعات تماسشان را اضافه می‌کنند؛ در‌حالی‌که راهی وجود ندارد تا گیرندگان بتوانند ارتباطات بعدی را حذف کنند. اگر پیوند لغو اشتراک را حذف کنید، ممکن است پیام‌هایتان مستقیماً به پوشه هرزنامه منتقل شوند.

آسان‌کردن خروج از فهرست ایمیل برای مشترکان ممکن است پیشنهادی غیرمنطقی به‌نظر برسد؛ ولی هم برای پیروی از قانون CAN-SPAM و هم برای اطمینان از اعتماد مشترکان به شما بسیار مهم است و نیز به مشترکان نشان می‌دهد که به ارزش محتوای خود اطمینان دارید.

اینکه چقدر راحت لغو اشتراک را انجام دهید، به خودتان بستگی دارد. برخی از برندها رویکرد اعتمادبه‌نفس را تا حد زیادی انجام می‌دهند و دکمه لغو اشتراک را در هِدِر و فوتِر ایمیل‌های خود قرار می‌دهند؛ بنابراین، پیشنهاد می‌کنیم که دکمه استاندارد لغو اشتراک را در فوتِر ایمیل قرار دهید.

۲. استفاده از خطوط موضوعی با تمام حروف یا علامت تعجب زیاد

از دیگر محرک‌هایی که باعث اسپم شدن ایمیل می‌شود، محتوای خط موضوع است؛ زیرا کلماتی مانند «رایگان» یا «فروش» معمولاً در ایمیل‌های کلاه‌برداری استفاده می‌شوند. استفاده از این کلمات و علامت تعجب زیاد نشان می‌دهد که ممکن است ایمیل شما هرزنامه باشد. برخی از کلمات یا عبارات رایج هرزنامه عبارت‌اند از: ۱۰۰درصد رایگان و معامله مادام‌العمر.

۳. تلاش‌های فیشینگ

کلاه‌برداری‌های فیشینگ برای فریب افراد طراحی شده‌اند. در این روش، فرستندگان ایمیل ادعا می‌کنند که از شرکت‌های معتبر هستند تا افراد را به افشای اطلاعات شخصی مانند رمز‌عبور و شماره‌کارت اعتباری وادار کنند. فیلترهای اسپم اغلب ایمیل‌های حاوی لینک‌های فیشینگ را می‌گیرند و مستقیماً به پوشه اسپم منتقل می‌شوند.

۴. پیوست‌های غیرضروری

اگر ایمیل شما حاوی پیوست است، مطمئن شوید دقیقاً چیزی است که گیرنده می‌خواهد یا به آن نیاز دارد. ایمیل‌های دارای پیوست‌های بیش‌از‌حد معمولاً به پوشه هرزنامه منتقل می‌شوند؛ زیرا ممکن است حاوی ویروس‌ها و نرم‌افزارهای جاسوسی باشند که خطری امنیتی برای کاربران ایمیل ایجاد می‌کنند.

۵. استفاده از تصاویر زیاد

بسیاری از کمپین‌های بازاریابی از چندین تصویر به‌عنوان بخشی از استراتژی خود استفاده می‌کنند؛ اما استفاده بیش‌از‌حد از تصویر ممکن است اقدامات ضد‌هرزنامه را تحریک کند. همچنین، باید از جایگزینی متن با تصاویر خودداری کنید؛ زیرا استفاده از کلمات هرزنامه در تصاویر راهی برای فریب‌دادن فیلترهای هرزنامه به‌شمار می‌رود که امروزه، به روشی معمول تبدیل شده است.

۲. از کاربران بخواهید آدرس ایمیل شما را در فهرست سفید قرار دهند

گوگل و مایکروسافت و یاهو به‌شدت کار می‌کنند تا مطمئن شوند که فیلترهای هرزنامه برنامه ایمیل آن‌ها ایمیل‌هایی را که مخاطبان شما ارسال می‌کنند، به پوشه اسپم منتقل نمی‌کنند. این شرکت‌ها فرض می‌کنند که اگر ایمیلی ازطرف یکی از مخاطبان شما ارسال شده باشد، هرزنامه نیست.

برای اطمینان از اینکه ایمیل‌هایتان به پوشه اسپم منتقل نمی‌شود، از کاربران خود بخواهید با افزودن آدرس «From» ایمیل شما را به‌عنوان مخاطب یا فهرست فرستنده‌های امن در فهرست سفید قرار دهند. توصیه می‌کنیم آموزش‌ها و اسکرین‌شات‌های نحوه انجام این کار را اضافه کنید تا کاربران بتوانند به‌راحتی این کار را انجام دهند. برای اطمینان دستورالعمل‌ها را در اولین ایمیل خوشامدگویی‌ای قرار دهید که هنگام پیوستن شخصی به فهرست ایمیلتان ارسال می‌کنید.

۳. همیشه برای ارسال ایمیل مجوز دریافت کنید

هیچ‌چیز سریع‌تر از ارسال ایمیل بدون مجوز ایمیل‌های شما را به‌عنوان هرزنامه شناسایی نمی‌کند. به این فکر کنید که وقتی ایمیلی از فرستنده‌ای ناشناس دریافت می‌کنید، چه کاری انجام می‌دهید. با فرض اینکه ایمیل از فیلتر هرزنامه سرویس ایمیل شما عبور می‌کند، بدون اینکه حتی آن را باز کنید، آن را به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری می‌کنید.

ارسال ایمیل‌های بازاریابی برای افراد بدون اجازه آنان راهی برای موفقیت تجاری در بلندمدت نیست. اگر می‌خواهید مشترکان را متقاعد کنید که از شما خرید کنند، باید آن‌ها را جذب و علاقه‌مند کنید و گیرندگان ایمیل تصادفی جزو این دسته قرار نمی‌گیرند. آنان در بهترین حالت بی‌تفاوت هستند و به‌احتمال زیاد از دریافت ایمیلِ شخصی که نمی‌شناسند، آزرده می‌شوند. به‌همین‌دلیل، باید همیشه قبل از ارسال ایمیل اجازه بگیرید. این بهترین عمل از‌نظر اخلاقی و مالی است.

۴. ایمیل‌های خود را تصحیح کنید

همیشه ایمیل‌های خود را قبل از ارسال تصحیح کنید؛ زیرا اشتباه‌های تایپی و املایی ممکن است فیلترهای هرزنامه را فعال کنند. به‌عبارت‌دیگر، هنگام نوشتن ایمیل هرچه غلط‌های املایی بیشتری داشته باشید، احتمال قرارگرفتن ایمیل در پوشه اسپم بیشتر می‌شود. ازاین‌رو، پیشنهاد می‌کنیم از برنامه‌های ویرایشی مانند پاک‌نویس یا Grammarly برای انجام این کار استفاده کنید.

۵. از طریق احراز هویت، اعتبار برند خودتان را بیشتر کنید.

احراز هویت فرایندی است که شما را به‌عنوان مالک یک نام دامنه (مانند «نام تجاری») یا آدرس IP تأیید می‌کند. این به‌ویژه برای افرادی مفید است که از آدرس‌های ایمیل سفارشی استفاده می‌کنند. احراز هویت شامل ارسال پیام‌های رمزگذاری‌شده از سرور شما به سرورهای گیرندگان برای اهداف اعتبارسنجی است. بدون احراز هویت مناسب، برخی از ISPها ایمیل‌های دریافتی را به‌طورکامل مسدود می‌کنند؛ یعنی آن‌ها ممکن است کمپین ایمیل بازاریابی قانونی را دریافت نکنند.

DKIM and SPF .۱

بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل استفاده از Sender Policy Framework به‌اختصار SPF و DomainKeys Identified Mail به‌اختصار DKIM است. روش‌های احراز هویت گفته‌شده بدین‌دلیل توصیه می‌شوند که با ارائه تأیید ایمیل به جلوگیری از جعل کمک می‌کنند.

درحقیقت، احراز هویت DKIM و SPF می‌تواند به تأیید این امر کمک کند که ایمیل را شخصی مطمئن ارسال کرده است. DKIM یکی از سیستم‌های اعتبار‌سنجی است که جعل ایمیل را تشخیص می‌دهد. این سیستم به سرور ایمیل اجازه می‌دهد تا بررسی کند که آیا مدیران دامنه ایمیل را از دامنه‌ای مجاز ارسال کرده‌اند یا خیر.

این ایمیل شامل امضایی دیجیتال است که سرور ایمیل شما از آن برای تأیید کلید عمومی فرستنده در رکورد DNS خود استفاده می‌کند. SPF برای جلوگیری از جعل ایمیل از رکوردهای DNS استفاده می‌کند. اگر پیام ایمیل از آدرس‌های فرستنده جعلی بهره می‌برد، SPF از رکورد DNS برای دامنه فرستنده استفاده می‌کند تا تغییر در هِدِر ایمیل را تشخیص دهد.

DMARC .۲

DMARC (تأیید هویت و گزارش و انطباق پیام مبتنی‌بر دامنه) مشخصه‌ای فنی برای کمک به کاهش سوءاستفاده از ایمیل است. یکی از خط‌مشی‌های DMARC از DNS استفاده می‌کند تا تأیید کند که پیام ایمیل از رکورد DKIM و SPF معتبر بهره می‌برد و هدر From: با آن رکوردها مطابقت دارد. بسیاری از شبکه‌های ایمیل بزرگ از شما می‌خواهند که از خط‌مشی DMARC برای محافظت از کاربران دربرابر ایمیل‌های هرزنامه استفاده کنید. برای جلوگیری از رد ایمیل یا پرچم‌های هرزنامه در این شبکه‌ها، سرور شما باید از خط‌مشی DMARC استفاده کند.

۶. از ابزار بررسی هرزنامه یا تنظیمات اسپم ایمیل استفاده کنید

استفاده از ابزارهای بررسی هرزنامه روشی مؤثر برای بهبود تحویل و نرخ باز‌کردن ایمیل‌های شماست. از راه‌حلی آنلاین مانند GlockApps می‌توانید بهره ببرید تا هرگونه مشکل احتمالی در محتوای ایمیل خود را را شناسایی کنید که ممکن است باعث ایجاد فیلترهای هرزنامه شود. این ابزار به ارزیابی قابلیت تحویل ایمیل شما نیز کمک می‌کند و بینش‌ها و پیشنهادهایی در‌اختیارتان قرار می‌دهد تا به شما در غلبه بر مشکلات مربوط به تحویل ایمیل کمک کند.

۷. قوانین حاکم بر بازاریابی ایمیلی را دنبال کنید

شما باید از قوانین حاکم بر ارتباطات دیجیتال مارکتینگ آگاه باشید. به‌عبارت‌دیگر، باید قانون CAN-SPAM را بدانید؛ قانونی که شامل اقداماتی است که هنگام ارسال ایمیل‌های بازاریابی باید رعایت کنید. قوانین CAN-SPAM بدین‌شرح‌اند:

• بدون اجازه گیرنده ایمیلی را ارسال کنید.
• بدون درج آدرس پستی ایمیلی را ارسال کنید.
• با موضوعی فریبنده ایمیلی را ارسال کنید.
• بدون قراردادن راهی برای لغو اشتراک، ایمیلی را ارسال کنید.

۸. از برنامه بازاریابی ایمیلی معتبر استفاده کنید

قبل از ارسال ایمیل سعی کنید که آدرس IP مرتبط با آدرس ایمیل ارسالی را بررسی کنید و ببینید که آیا شکایات مربوط به هرزنامه وجود دارد یا خیر. اگر شکایاتی وجود داشته باشد، آدرس‌های ایمیل قانونی می‌توانند به‌دلیل ارتباط به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری شوند.

برای اطمینان از اینکه این اتفاق برای ایمیل‌هایتان نمی‌افتد، همیشه از ارائه‌دهنده ایمیل معتبر استفاده کنید. همه ارائه‌دهندگان معتبر معمولاً اقداماتی برای جلوگیری از استفاده هرزنامه‌ها از پلتفرم‌های خود انجام می‌دهند که اقدامات مخرب ارسال‌کنندگان هرزنامه به قابلیت ارسال ایمیل‌های شما آسیب نمی‌زند.

علاوه‌بر‌این، همان‌طور‌که قبلاً اشاره کردیم، بهترین ارائه‌دهندگان نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی نیز ویژگی‌هایی دارند که به شما کمک می‌کنند از سایر محرک‌های شایع اسپم مانند درج‌نشدن آدرس فیزیکی یا استفاده از آدرس ایمیل ارسالی مشکوک جلوگیری کنید.

۹. آدرس‌های ایمیل رها‌ شده را از فهرست خود پاک کنید

یکی از معیارهایی که فیلترهای هرزنامه برای دریافت ایمیل‌های اشتباه استفاده می‌کنند، بررسی تعداد ایمیل‌هایی است که به آن‌ها ایمیلی را ارسال می‌کنید. اگر درصد خیلی کم است، این می‌تواند نشانه‌ای از ارسال محتوای ایمیل اسپم باشد.

برای اطمینان از اینکه این اتفاق نمی‌افتد، باید به‌طورمنظم آدرس‌های مرتبط با حساب‌های ایمیل را حذف کنید که به‌نظر فعال نیستند. اگر شخصی برای طولانی‌مدت ایمیل‌های شما را باز نکرده باشد، احتمالاً حذف آنان از فهرست شما بی‌خطر است. البته این توصیه فقط زمانی کاربردی خواهد بود که تعداد کمی از کاربران با محتوای شما درگیر نباشند. اگر به‌طور‌کلی نرخ باز‌شدن ایمیل کمی دارید، ممکن است لازم باشد در استراتژی بازاریابی ایمیلی‌تان تجدیدنظر کنید؛ زیرا این مسئله احتمال دارد نشان‌دهنده مشکل عمیق‌تری از چند آدرس ایمیل‌های غیرفعال باشد.

۱۰. به‌طورمنظم به مشترکان خود ایمیل بزنید

اگر فقط هر دو ماه یک بار ایمیل ارسال می‌کنید، ممکن است مشترکان فراموش کنند که شما کی هستید یا چرا مشترک شده‌اند. اگر این اتفاق بیفتد، ممکن است اشتراک خود را لغو یا حتی ایمیلتان را به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری کنند. برای جلوگیری از این امر، به‌طور‌منظم با مشترکان خود در ارتباط باشید. تاحدممکن به‌دنبال فرصت‌هایی برای ارائه ارزش به مشترکان خود باشید.

اگر فقط در هفته یک بار ایمیل ارسال می‌کنید، اشکالی ندارد؛ به‌شرطی‌که به‌طور‌مداوم هر هفته به آنان ایمیل بزنید. از زمان‌بندی هوشمند استفاده کنید تا مطمئن شوید که ایمیل‌ها در زمانی ارسال می‌شوند که احتمال باز‌شدنشان بیشتر است.

۱۱. صادق باشید

قبلاً اشاره کردیم که چگونه قانون CAN-SPAM ارسال ایمیل‌های فریبنده را ممنوع می‌کند؛ اما این نکته نیازمند بررسی بیشتر است. مهم‌تر از همه، شما باید همیشه در بازاریابی ایمیلی صادق باشید. از موضوعاتی استفاده نکنید که فرد را فریب می‌دهند تا پیام‌های شما را باز کند. در‌عوض، روی این موضوع تمرکز کنید که چگونه می‌توانید برای مشترکان خود ارزش ایجاد کنید.

جمع‌بندی

در این مقاله از وبلاگ پارس پک، روش‌های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل یا قرار گرفتن در پوشه هرزنامه ایمیل را کاملاً بررسی کردیم. امیدواریم که با خواندن این مقاله، متوجه شده باشید که spam در ایمیل چیست و چه عواملی باعث می‌شوند ایمیل به اسپم برود و چطور ایمیل را از اسپم خارج کنیم؟

با استفاده از روش‌های ارائه‌شده در این مقاله، می‌توانید مطمئن شوید ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنید، در صندوق ورودی مشترکان شما قرار می‌گیرند و به پوشه اسپم منتقل نمی‌شوند. اگر شما نیز با دیگر روش‌های جلوگیری از قرار‌گرفتن ایمیل در پوشه اسپم آشنای هستید، ازطریق کامنت‌ها آن را با ما به‌اشتراک بگذارید.

سؤالات متداول

۱. چرا ایمیل‌ها در پوشه اسپم قرار می‌گیرند؟

ازجمله دلایل رایجی که باعث قرار‌گرفتن ایمیل در پوشه اسپم می‌شود، می‌توان به این‌ها اشاره کرد:

• ارسال ایمیل بدون مجوز؛
• اطلاعات نادرست فرستنده؛
• نبود آدرس فیزیکی؛
• استفاده از کلمات محرک اسپم؛
• موضوع محتوایی ضعیف؛
• استفاده از پیوست‌ها؛
• استفاده از تصاویر بزرگ و محتوای کم؛
• نبود لغو اشتراک؛
• ارسال ایمیل به آدرس‌های غیرفعال؛
• وجود غلط‌های املایی و دستور زبان اشتباه در محتوای ایمیل.

۲. چگونه ایمیل‌های اسپم را حذف کنیم؟

• علامت‌گذاری به‌عنوان هرزنامه؛
• حذف ایمیل‌های اسپم؛
• خصوصی نگه‌داشتن آدرس ایمیل‌؛
• استفاده از فیلتر اسپم شخص ثالث‌؛
• تغییر آدرس ایمیل‌؛
• لغو اشتراک از فهرست‌های ایمیل.

منبع:

docs.cpanel.net