تنظیم ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین
در این مقاله میخوانید
ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین به شما کمک می‌کند تا به‌سرعت پیغام آماده‌ای را در پاسخ به ایمیل‌های دریافتی به کاربران ارسال کنید. قابلیت Autoresponder دایرکت ادمین مانند یک منشی مجازی است که ایمیل‌های کاربران را به‌صورت خودکار دریافت و بررسی می‌کند و در صورت مربوط بودن ایمیل به موضوع خاص، پاسخی آماده برای آن‌ها ارسال می‌کند.
در واقع، پاسخگویی خودکار ایمیل در دایرکت ادمین راه‌حلی ساده و موثر برای زمانی است که شما در دسترس نیستید و می‌خواهید اطلاعات تکمیلی را درباره شرایط خود یا کسب‌وکارتان به کاربران ارائه دهید. این کار باعث می‌شود تا بتوانید پاسخ گروهی از ایمیل‌ها را به‌صورت یکجا ارسال کرده و در زمان خود صرفه‌جویی کنید.
علاوه‌براین، تنظیم پاسخ خودکار ایمیل در دایرکت ادمین مزایای دیگری نیز دارد، از جمله حفظ اعتبار تجاری، مدیریت زمان و… که با استفاده از Autoresponder می‌توانید از آن‌ها بهره‌مند شوید. در این مقاله از آموزش دایرکت ادمین بلاگ پارس پک می‌خواهیم پاسخ جامعی به پرسش «چگونه پاسخ خودکار ایمیل در دایرکت ادمین را تنظیم کنیم؟» ارائه دهیم. پس تا پایان مطلب با ما همراه باشید.
Autoresponder چیست و چه کاربردی دارد؟
Autoresponder یک پاسخ خودکار از پیش تعیین شده است که می‌توانید آن را در پاسخ به ایمیل‌های دریافتی خود ارسال کنید. این پیغام می‌تواند برای ارائه اطلاعات تکمیلی یا عدم امکان پاسخگویی باشد. به‌عنوان مثال، زمانی‌که کاربران سفارشی ثبت می‌کنند، به‌صورت خودکار پیغامی برای آن‌ها ارسال می‌شود که سفارش‌شان با موفقیت ثبت شده است. همچنین، زمانی‌که به‌دلایلی دردسترس نیستید و نمی‌توانید به ایمیل‌های خود پاسخ دهید، می‌توانید یک ایمیل آماده خودکار تنظیم کنید که درحال حاضر امکان پاسخگویی ندارید و به‌محض اینکه بتوانید با آن‌ها تماس می‌گیرید.
نیاز به یک دستیار مجازی برای ارسال پاسخ خودکار ایمیل در دایرکت ادمین دارید؟ با قابلیت Autoresponder دایرکت ادمین، یک دستیار مجازی همیشه آنلاین در اختیار خواهید داشت. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید پیغام خوش آمدگویی، توضیح کوتاه درباره زمان پاسخگویی یا هر پیغام دیگری را به‌صورت خودکار به کاربران کسب‌وکار خود ارسال کنید.
آموزش ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین
پس از ساخت ایمیل در دایرکت ادمین قابلیت‌های مختلفی برای مدیریت و استفاده از ایمیل‌ها دراختیارتان قرار می‌گیرد. برای مثال، شما می‌توانید پاسخگویی ایمیل خودکار را در دایرکت ادمین فعال کنید. دراین‌صورت در زمان تعیین‌شده به صورت خودکار ایمیل‌هایتان به آدرس‌های مشخص‌شده ارسال خواهد شد.
احتمالاً شما هم با ایمیل‌های پاسخگویی خودکار روبه‌رو شده‌اید. به عنوان مثال، زمانی‌که در یک وب‌سایت ثبت‌نام می‌کنید، ایمیلی با عنوان «ثبت‌نام شما با موفقیت انجام شد.» برایتان ارسال می‌شود. شما می‌توانید در کنترل پنل دایرکت ادمین پاسخگویی خودکار یا Autoresponder را فعال کنید تا در زمان‌های مورد نیاز به‌سرعت پاسخگوی ایمیل‌های کاربران باشد.
کافیست آدرس ایمیل، محتوای متنی و زمان ارسال را مشخص کنید تا ایمیل‌هایتان به‌صورت خودکار برای کاربران ارسال شود. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. در پنل کاربری دایرکت ادمین از قسمت E-mail Manager گزینه Autoresponders را انتخاب کنید.
۲. در صفحه بازشده برای ایجاد پاسخگویی خودکار ایمیل در دایرکت ادمین روی گزینه «Create Autoresponder» کلیک کنید تا امکان ایجاد ایمیل پاسخگویی خودکار برایتان فراهم شود.
۳. با این کار وارد صفحه جدیدی می‌شوید که در آن فیلدهای زیر قرار دارند.
- Responder Address: در این فیلد، آدرس ایمیل مورد نظرتان برای ارسال پاسخ خودکار به ایمیل را وارد کنید. برای این کار نیازی به وارد کردن آدرس کامل ایمیل نیست و نوشتن یوزرنیم یا همان عبارت قبل از @ مانند «info» کافی است.
- Subject Prefix: این فیلد عبارتی را نشان می‌دهد که در ابتدای تمام ایمیل‌های خودکار نوشته می‌شود. عبارت پیش‌فرض برای این فیلد «Autoreply» است. این عبارت به کاربران کمک می‌کند تا متوجه شوند که ایمیل به‌صورت خودکار ارسال شده و نیازی به پاسخ دادن به آن نیست. توصیه می‌کنیم این عبارت را تغییر ندهید، اما می‌توانید عبارت دلخواه خود را نیز در آن بنویسید.
- Content-Type: در این بخش، از طریق لیست کشویی می‌توانید نوع محتوای پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین را مشخص کنید. اگر از محتوای HTML در پاسخ خودکار استفاده نمی‌کنید، بهتر است حالت text/plain را برگزینید.
- Reply Frequency: در این بخش می‌توانید بازه زمانی ارسال پاسخ به ایمیل‌های مشابه را مشخص کنید.
- Responder Message: متن پیغام ایمیل خود را در این قسمت وارد کنید؛ این همان متنی است که کاربران در پاسخ به ایمیل ارسالی خود مشاهده می‌کنند.
- Send a CC to: برای بررسی صحت عملکرد ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین، می‌توانید یک آدرس ایمیل در این قسمت وارد کنید تا یک نسخه از ایمیلی که به‌صورت خودکار برای کاربران ارسال می‌شود، برای آن نیز ارسال شود.
۴. بدین ترتیب، در صفحه بازشده آدرس ایمیل مدنظرتان را که می‌خواهید ازطریق آن به کاربران ایمیل ارسال شود را در قسمت Responder Address و متن پیغام را در کادر Responder Message وارد کنید.
۵. بخش‌های Subject Prefix و Reply Encoding و Content-Type را تغییر ندهید و بگذارید روی حالت پیش‌فرض بمانند.
۶. دوره ارسال مجدد ایمیل را می‌توانید در قسمت «Reply Frequency» مشخص کنید. این زمان از یک دقیقه تا هفت روز قابل انتخاب است و حداقل زمانی را نشان می‌دهد که ایمیل مجدداً باید ارسال شود.
۷. درنهایت برای ایجاد ایمیل خودکار روی گزینه «Save» کلیک کنید.
۸. همچنین، گزینه «Send a CC to» در بخش پایین مانند یک شمارنده عمل می‌کند. اگر آدرس ایمیلی را در کادر روبه‌روی آن وارد کنید، تعداد ایمیل‌هایی که از حساب ایمیل دایرکت ادمین شما به کاربران ارسال می‌شود به آدرس ایمیل واردشده در این قسمت ارسال خواهد شد.
۹. پس از ایجاد Autoresponder ایمیل صفحه‌ای مانند تصویر زیر نمایش داده می‌شود که نشان می‌دهد یک ایمیل پاسخ‌دهنده خودکار با موفقیت ایجاد شده است.
۱۰. با انتخاب ایمیل ایجادشده از زیر ستون «Select» و کلیک روی گزینه «Delete Selected» می‌توانید ایمیل پاسخگوی خودکار در دایرکت ادمین را حذف کنید.
آموزش ویرایش Autoresponder در دایرکت ادمین
پس از ایجاد ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین می‌توانید تنظیمات آن را به‌راحتی با یک کلیک ویرایش کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. از منوی E-mail Manager گزینه Autoresponders را انتخاب کنید.
۲. در صفحه بازشده می‌توانید پاسخ خودکار به ایمیل های دریافتی در دایرکت ادمین را که قبلاً ایجاد کرده‌اید را مشاهده کنید. برای ویرایش هر کدام از آن‌ها روی گزینه «Modify» بزنید تا صفحه ویرایش مشخصات برای شما باز شود.
۳. در صفحه Modify Autoresponder می‌توانید تنظیمات و متن پیغام ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین را سفارشی‌سازی و برای ذخیره روی گزینه «Save» کلیک کنید.
۴. تبریک! تغییرات شما با موفقیت ثبت شد و پاسخ به‌روزرسانی شده به‌صورت خودکار به کاربران ارسال می‌شود.
هاست دایرکت ادمین؛ تجربه‌ای کم‌نظیر از سرعت و آپ‌تایم فراوان
اگر به دنبال هاستی با کنترل‌پنل دایرکت ادمین برای میزبانی وب‌سایت و ایمیل‌های کسب‌وکار خود هستید که قوی، سریع و پایدار باشد، هاست دایرکت ادمین پارس پک بهترین انتخاب برای شما است. این سرویس با ارائه منابع قابل دسترس و پایدار، به شما کمک می‌کند کسب‌وکارتان را با خیال راحت رشد و توسعه دهید. برای آشنایی با قابلیت‌ها و امکانات هاست دایرکت ادمین پارس پک، به صفحه زیر مراجعه کنید.
جمع‌بندی
ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین، قابلیتی کاربردی برای زمانی است که نمی‌توانید به ایمیل‌های خود پاسخ دهید. این قابلیت برای صرفه‌جویی در زمان و ارسال پاسخ به گروهی از کاربران بسیار مفید است. با تنظیم این قابلیت می‌توانید خیال خود را از بابت عدم پاسخگویی به ایمیل‌ها راحت کنید و نگران نارضایتی کاربران خود نباشید. در این مقاله از آموزش کنترل پنل بلاگ پارس پک، نحوه تنظیم ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین را توضیح داده‌ایم. اگر درباره تنظیم، ویرایش یا حذف قابلیت Autoresponder سوالی دارید، می‌توانید در بخش دیدگاه‌ها نظرات‌تان را با ما در میان بگذارید. ما در اسرع وقت به سوالات شما پاسخ خواهیم داد.
همه چیز درباره ویژگی‌ها و مزایای استفاده از کنترل پنل دایرکت ادمین را در مقاله زیر بخوانید.
سؤالات متداول
۱. Autoresponder چیست و چگونه کار می‌کند؟
Autoresponder در دایرکت ادمین یک اسکریپت است که به صورت خودکار به ایمیل‌های دریافتی پاسخ می‌دهد. این قابلیت را می‌توان برای کاربردهای گوناگونی استفاده کرد. برای مثال، اگر فروشگاه اینترنتی دارید، می‌توانید ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین را برای تایید سفارش کاربران تنظیم کنید. این ایمیل به سرعت پس از ثبت درخواست کاربر ارسال خواهد شد و به او اطلاع می‌دهد که سفارش او ثبت شده و در حال پردازش است.
۲. ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین چه مزایایی دارد؟
ارسال پاسخ خودکار به ایمیل در دایرکت ادمین، راهکاری سریع و آسان برای پاسخگویی به ایمیل‌های دریافتی است. این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به‌طور خودکار به کاربران خود پاسخ دهند و تجربه کاربری بهتری را برای آن‌ها فراهم کنند.
